Frequentemente quando marcamos uma reunião com a equipe acabamos saindo dela com a sensação de que nada foi realmente decidido ou resolvido. Esse problema está atrelado a falta de produtividade desses encontros, porém, para mudar isso nós temos algumas dicas para tornar a sua reunião mais produtiva.
Fazer uma reunião pode parecer uma coisa simples, e não deixa de ser é verdade, porém, em muitos casos quando elas acontecem sem nenhum planejamento, acabam sendo mais um desperdício de tempo do que qualquer outra coisa. Muitas empresas tem esse problema, pois iniciam uma cultura onde tudo precisa ser resolvido com reuniões. No entanto, muitos desses encontros são perfeitamente dispensáveis e acabam apenas enrolando mais o dia de trabalho de todo mundo.
Para evitar que essa falha de produtividade aconteça, é importante ter em mente que, reuniões são eventos importantes, feitos para resolver problemas ou decidir coisas realmente importantes. Dessa forma, se elas acontecem sem nenhum controle esse teor de importância e relevância acaba se perdendo.
A seguir nós listamos algumas sugestões para tornar a reunião com a sua equipe super produtiva.
Essa reunião é mesmo necessária
Como dissemos na introdução, muitas reuniões acabam sendo bastante dispensáveis. Segundo uma pesquisa realizada pela Bain & Company, as reuniões desnecessárias são responsáveis pela perda de 25% do tempo de trabalho das empresas. Por isso a primeira dica que nós temos é analisar se o assunto, ou assuntos, em voga realmente precisam ser discutidos em uma reunião com várias pessoas.
Não são poucas as pautas que poderiam ser mais fácil e rapidamente resolvidas em uma conversa mais rápida com apenas uma pessoa. Dessa forma, tenha a certeza da necessidade de reunir as pessoas para resolver isso.
Tempo de encontro estipulado
Um grande problema das reuniões corporativas é a questão do tempo. Muitas delas se prolongam por vários minutos e até mesmo horas por falta de planejamento ou distração das pautas principais. Então, para evitar que isso aconteça, já na convocação dos participantes, estipule o tempo máximo que a reunião precisa ter. Dessa forma, fica mais difícil desviar do foco principal e as decisões podem ser tomadas mais rapidamente.
Organize com clareza tudo o que deve tratado
Faça previamente um planejamento de tudo que precisa ser solucionado nesse encontro com a equipe. Faça isso com tempo para que nada importante seja esquecido. Em seguida, já elabora a forma como esses assuntos serão abordados para se enrolar o menos possível na hora do encontro.
Divulgue previamente as pautas que serão discutidas
Primordial essa dica! Não divulgue apenas o assunto da reunião, mas as pautas que serão discutidas. Isso prepara os participantes que não precisarão de toda uma introdução sobre o assunto no momento do encontro e já podem até mesmo trazer algumas ideias prontas para serem postas em debate. E por falar em preparação:
Garanta que todos os participantes estejam preparados para a reunião
A não ser que o encontro seja realizado para tratar de alguma novidade inovadora, tenha a certeza de que todos os participantes na sala conhecem sobre os assuntos que serão tratados. Caso seja necessário, envie alguns materiais que esclarecerão a todos sobre o que deve ser discutido anteriormente. Fazendo isso, ninguém se sentirá um peixe fora d’água na hora da discussão e todos os envolvidos conseguirão opinar sobre o assunto.
Evite que assuntos que não tenham nada a ver sejam explanados
Essa é a principal dica para ter uma reunião produtiva. Não permita que os participantes dispersem tratando de temas que não são relevantes para o encontro. Sempre que isso acontece, tente chamar a atenção para que o foco retorne para as pautas estipuladas anteriormente. Se apenas isso for evitado, você já terá tido sucesso na sua busca por produtividade.
Registre tudo o que for decidido
Você pode selecionar alguém apenas para anotar tudo de importante que foi resolvido durante a sua reunião produtiva e logo após o término, divulgar essas anotações para todos os participantes. Isso é muito importante para que nada de importante acabe sendo esquecido.
Outra ideia muito útil é realizar a gravação dessa reunião em vídeo, dessa forma, caso surjam dúvidas, basta olhar na gravação que elas serão sanadas.
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Gostou das nossas dicas? Agora é só colocá-las em prática e ver uma verdadeira revolução acontecer na comunicação com a sua equipe.
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