O Grupo Boticário soma, atualmente, quase 4.500 unidades que são geridas tanto por franqueados quanto pela própria empresa. Muitos desses franqueados Boticário acabam gerindo mais de uma unidade por vez.
Com um número tão grande, durante os desafios impostos pela pandemia, a empresa precisou adaptar e evoluir seus sistemas de gestão. Dessa forma, por volta de 400 franqueados do Grupo precisaram modificar seus sistemas, de forma a contar com a ajuda da tecnologia para conseguir identificar as necessidades de suas unidades.
Segundo Renato Pedigoni, diretor de produtos digitais da empresa, o objetivo foi se aproximar e conhecer melhor as dificuldades do dia a dia tanto dos franqueados do Boticário em si, quanto de clientes, distribuidores e revendedores.
“Queríamos enxergar as dores que eles passam. Em vez de investirmos em projetos de seis meses, preferimos fazer coisas simples, ciclo a ciclo, e aperfeiçoar ao longo do tempo”, afirmou Renato.
Dessa forma, antes da pandemia, profissionais do Grupo realizaram visitas presenciais as unidades para descobrir quais eram as principais dores do cotidiano das lojas. Com isso, puderam identificar as melhorias que poderiam ser feitas no sistema antigo de gestão, e adaptá-lo as necessidades individuais dos empreendedores.
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Com a chegada da pandemia, esse estudo prévio se mostrou ainda mais relevante. Isso porque os desenvolvedores do projeto já tinham maior conhecimento sobre os processos do dia a dia das lojas, e com isso conseguiram ter uma visão mais ampla de quais seriam mais afetados.
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Dessa forma, com todos os insights da equipe, foi lançada uma nova extranet desenvolvida pela multinacional CI&T. No novo sistema, os franqueados Boticário podem acessar as circulares da rede, treinamentos e acompanhar chamados em um único sistema. Além disso, é possível acompanhar as fases em que se encontram os diversos processos das lojas, como as mudanças de ciclo e outras tarefas comuns.
“Antes tínhamos uma plataforma que não oferecia os mesmos resultados. Era o próprio franqueado que precisava sinalizar e fazer o controle no checklist, e as coisas aconteciam em um ritmo mais lento. Sendo que a cada mudança de ciclo são 4 mil lojas para adaptar o visual merchandising. Agora, ajuda a ser mais eficiente”, afirmou Pedigoni.
Objetivo é incentivar os já franqueados Boticário a expandirem as operações
O Grupo Boticário não está interessado em novos parceiros, estratégia que vem sendo utilizada desde 2019. No entanto, isso não quer dizer que a empresa pretende interromper sua expansão por meio das franquias.
A ideia da marca é incentivar seus já parceiros a adquirir novas unidades, e uma das apostas nesse incentivo é justamente a implantação do novo sistema de gestão.
Segundo levantamentos da marca, desde que foram iniciadas as atividades no novo software nas lojas, o engajamento de franqueados com a empresa aumentou. Também foi percebida uma maior produtividade em relação às tarefas criadas no sistema, tendo sido cumpridas 80% delas. Um grande feito em processos cotidianos.
Outro ponto positivo e que pode levar os empreendedores das franquias a se interessarem por expandir seus negócios, é a maior autonomia das equipes em relação aos dados do sistema. Com eles expostos, fica mais fácil criar ideia para novas ações nas unidades, o que pode influenciar positivamente nas vendas.
Em breve todas as franquias do Grupo Boticário poderão contar com a implantação do novo sistema, que está acontecendo aos poucos. Isso se deve ao aprimoramento da nova plataforma que é analisada frequentemente por meio de um índice de eficiência.
Segundo a empresa, isso é importante porque dessa maneira é possível metrificar o quanto realmente as novas ferramentas estão contribuindo para os processos do dia a dia. Da mesma forma, é possível visualizar melhorias que ainda precisam ser realizadas conforme as dores diferentes de cada unidade.
“Para cada grupo colocamos um número menor de franqueados e mensuramos por meio do CES (índice de eficiência). A partir dessa métrica entendemos se estão usando com a mesma qualidade ou se ainda tem algo que precise ser ajustado ou personalizado”, pontuou o diretor.
