Não é fácil manter uma empresa nos trilhos, especialmente no que tange seu dinheiro. Seja em seu início, ou na hora de escalar as operações, pode ser que as contas não se fecham. Nestes momentos, pode ser necessário uma redução de custos.
Esta estratégia, que na verdade é muito mais um processo do que uma ação, envolve toda a empresa e é crucial para sua saúde. Por sorte, há muitos pontos onde ela pode ser aplicada, de maneira gradual, para trazer os resultados desejados.
Portanto, entender porque e como fazê-la é se preparar para os momentos ruins e bons, sempre com foco no crescimento!
O que é redução de custos?
Podemos definir a redução de custos como um processo estratégico que visa diminuir os gastos de uma empresa sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Na maioria das vezes ela é feita para enxugar despesas desnecessárias, otimizar processos e, ultimamente, otimizar lucros.
Essa estratégia pode envolver a identificação e eliminação de desperdícios, a otimização no uso dos recursos disponíveis e a busca por alternativas mais econômicas.
A redução de custos pode ser aplicada em, virtualmente, todas áreas de uma organização, como compras, produção, logística e marketing. Quando bem executada, ela melhora a eficiência operacional da empresa, aumenta sua competitividade e libera recursos financeiros para investimentos futuros.
Identificando áreas para redução de custos
Primeiramente, para implementar uma estratégia eficaz de redução de custos é necessário identificar as áreas que têm o potencial de gerar economia. Dessa maneira, uma análise minuciosa das despesas operacionais é fundamental nesse processo.
Além disso, em empresas maiores, é importante envolver as partes interessadas, como gerentes de departamento e funcionários chave, para obter insights valiosos sobre possíveis oportunidades de economia. Afinal, são estes que estão em contato diário com a cadeia de produção.
Por fim, é absolutamente recomendável analisar relatórios financeiros, avaliar fornecedores e examinar processos internos para identificar ineficiências.
Como fazer redução de custos
1 – Negocie com fornecedores
Tente renegociar contratos com fornecedores em busca de melhores condições e preços mais competitivos. Estude também a possibilidade de buscar alternativas de fornecedores mais baratos ou que ofereçam melhores descontos por volume ou pagamento antecipado, por exemplo.
2 – Analise as despesas operacionais
Revise e identifique as despesas desnecessárias ou excessivas e tome medidas para eliminá-las ou, pelo menos, reduzi-las. Para isso revise os contratos de serviços, como telecomunicações e energia, e procure formas de controlá-las.
Pode ser necessário trocar de provedoras, investir em treinamento, maquinário novo ou outras soluções criativas.
3 – Otimize a cadeia de suprimentos
Analise os processos logísticos para identificar possíveis gargalos ou ineficiências. Aperfeiçoar a gestão do estoque, melhorar a previsão de demanda e buscar parcerias estratégicas geralmente resultam em economias significativas.
4 – Invista em tecnologia
Avalie as necessidades da empresa e identifique soluções tecnológicas adequadas e acessíveis. A automação de tarefas repetitivas e a adoção de softwares de gestão, por exemplo, otimizam processos e reduzem custos operacionais a longo prazo.
Para isso pode ser preciso investir na atualização de equipamentos e treinamentos de colaboradores. No entanto, estes gastos atuam na redução de gastos pelo resto da vida da empresa.
5 – Promova uma cultura de conscientização
Incentive seus colaboradores a adotarem uma postura consciente em relação aos custos. Realize treinamentos e estabeleça metas de economia, encoraje a sugestão de ideias para redução de gastos e reconheça os esforços individuais e coletivos.
Quando todos os setores da empresa estão alinhados com o objetivo de redução de custos, os resultados podem ser significativos.
6 – Avalie a terceirização
Em determinadas situações, terceirizar certas atividades pode ser mais econômico do que manter uma equipe interna. Assim, avalie as áreas que podem se beneficiar dessa estratégia, como serviços de limpeza, contabilidade e atendimento ao cliente.
7 – Faça um acompanhamento constante
Por fim, redução de custos não é um esforço único, mas um processo contínuo. Dessa maneira, monitore regularmente as despesas e avalie os resultados alcançados, acompanhando os indicadores-chave de desempenho para fazer ajustes sempre que necessário.
Mantenha-se atualizado sobre novas oportunidades e esteja disposto a adaptar sua estratégia conforme o mercado e as circunstâncias mudam. Assim seus esforços em redução de custos surtirão o efeito esperado.
